Lønpolitik og aflønning
Lønpolitik
Bestyrelsen for Himmerland Forsikring gs. har den 8. marts 2024 vedtaget følgende lønpolitik:
1. Formål
Selskabets lønpolitik har til formål at medvirke til, at aflønning af selskabets bestyrelse, øvrige ledelse og medarbejdere, hvis aktiviteter har væsentlig indflydelse på virksomhedens risikoprofil, samt øvrige medarbejdere ikke fører til en overdreven risikovillig adfærd. Lønpolitikken skal være i overensstemmelse med og fremme sund og effektiv risikostyring.
Lønpolitikken skal medvirke til at aflønningen er konkurrencedygtig og markedskonform og dermed tilstrækkelig attraktiv for at kunne tiltrække og fastholde de rette medarbejdere.
Lønpolitikken skal også sikre, at medarbejdere modtager lige løn for arbejde af samme art eller arbejde af samme værdi uanset vedkommendes køn.
Lønpolitikken fastlægges af selskabets bestyrelse og godkendes af generalforsamlingen, jf. reglerne herom i lov om forsikringsvirksomhed §§ 142 og 144, stk. 1.
2. Omfattet af lønpolitikken
Nærværende lønpolitik omfatter følgende personkreds:
- selskabets bestyrelse,
- selskabets direktion og
-
selskabets væsentlige risikotagere, dvs. øvrige medarbejdere, hvis aktiviteter har væsentlig indflydelse på selskabets risikoprofil, herunder forestår kontrol af overholdelse af selskabets grænser for risikopåtagelse. Bestyrelsen har ansvaret for at udpege personkredsen af de væsentlige risikotagere. De ansvarlige for selskabets 4 nøglefunktioner, risikostyringsfunktionen, compliancefunktionen, aktuarfunktionen og intern auditfunktionen er at betragte som væsentlige risikotagere. Det samme gør sig gældende for intern revisionschef, som via sine aktiviteter med kontrol og revision har væsentlig indflydelse på selskabets risikoprofil.
3. Aflønningsudvalg
Grundet selskabets størrelse er der ikke krav om nedsættelse af et aflønningsudvalg efter reglerne i lov om forsikringsvirksomhed.
4. Kønsneutralitet
Selskabet skal behandle alle køn på samme måde. Dette indebærer bl.a., at selskabet skal fremme en lønpolitik, der er baseret på lige løn for samme arbejde eller arbejde af samme værdi uanset medarbejderens køn. Selskabet skal endvidere sikre lige muligheder for medarbejdere uanset vedkommendes køn, da dette er en forudsætning for kønsneutral løn. Kønsneutralitet skal sikres både i forbindelse med ansættelse, karriereudvikling, adgang til uddannelse, lønforhandling og afskedigelse.
5. Aflønning af bestyrelsen
Bestyrelsen skal aflønnes med et fast honorar og må ikke omfattes af nogen former for incitamentets- eller performanceafhængig aflønning.
Bestyrelseshonoraret udgør et årligt basishonorar.
Basishonoraret fastsættes på baggrund af udviklingen i markedspraksis samt under hensynstagen til kompetencer og indsats, krav til forberedelse forud for bestyrelsesmøderne samt bestyrelsesarbejdets omfang og antallet af bestyrelsesmøder.
Såfremt et medlem af bestyrelsen også er valgt som delegeret, er bestyrelsesmedlemmet også berettiget til at modtage fast honorar som delegeret.
For medlemskab af revisionsudvalg ydes et udvalgshonorar efter samme principper som basishonoraret for bestyrelsesmedlemmer.
Uagtet antallet af den enkelte persons bestyrelses-/udvalgsposter på koncernplan kan der højst oppebæres honorar for 3 bestyrelses-/udvalgsposter i Himmerland Forsikring-koncernens 100 %-ejede finansielle virksomheder.
Der ydes ud over faste honorarer kørselsgodtgørelse efter statens regler.
Det skal sikres, at der efter gældende regler sker beskatning af værdien af deltagelse i selskabets virksomhedsarrangementer.
Generalforsamlingen skal godkende aflønningen af bestyrelsen for det igangværende regnskabsår. Dette skal ske under et særskilt punkt på dagsordenen til generalforsamlingen.
Enhver ændring af lønpolitikken for bestyrelsens aflønning betragtes som en væsentlig ændring af lønpolitikken og skal godkendes af generalforsamlingen, jf. punkt 10.
6. Aflønning af direktion
Direktionen skal være ansat på almindelige ansættelsesvilkår uden variable løndele i form af engangsudbetalinger, bonus m.v. og med en årlig vurdering af aflønningen.
Direktionens aflønning skal bestå af fast løn og pension. Den faste løn skal afspejle selskabets kompleksitet og struktur samt direktionens ansvar, relevant erhvervserfaring, individuelle præstationer og kompetencer og fastsættes endvidere under hensyntagen til markedsvilkårene.
Pensionen beregnes som en procentandel af den faste løn. Direktionen kan alene modtage bidragsbaserede pensionsordninger.
Direktionen kan desuden tildeles løntillæg. Kriterierne for tildeling af løntillæg er de samme som for tildeling af fast løn. Bestyrelsen skal skriftligt begrunde en tildeling af løntillæg med redegørelse om baggrunden for, at løntillægget ikke ydes som fast løn.
Ingen løndele eller løntillæg må være incitaments- eller performanceafhængige.
Herudover kan direktionen oppebære benefits i form af fri bil, fri PC og telefon samt hjemmekontor svarende til dennes stilling. Disse benefits tilhører selskabet og skal afleveres til selskabet ved direktørens fratrædelse.
Det skal sikres, at der efter gældende regler sker beskatning af værdien af deltagelse i selskabets virksomhedsarrangementer.
Der kan maksimalt aftales en fratrædelsesgodtgørelse svarende til en værdi af de sidste to års samlede faste løn inkl. pension. Der kan ikke ydes fratrædelsesgodtgørelse af værdien af løntillæg.
Der kan aftales vilkår om efterløn, der kommer til udbetaling i tilfælde af direktørens død i ansættelsesperioden. Efterlønnen kan højst udgøre 6 måneders sædvanlig løn inklusiv alle løndele.
Bestyrelsen foretager en årlig vurdering af direktionens lønforhold.
Bestyrelsen fastsætter inden for rammerne af denne politik alle aspekter af direktionens løn, herunder fratrædelsesvilkår. Aftaler vedrørende direktionens lønforhold tegnes i henhold selskabets vedtægtsmæssige tegningsregler for bestyrelsen.
Enhver ændring af lønpolitikken for direktionens aflønning betragtes som en væsentlig ændring af lønpolitikken og skal godkendes af generalforsamlingen, jf. punkt 10.
7. Vederlagsrapport
Bestyrelsen skal årligt udarbejde og offentliggøre en vederlagsrapport. Vederlagsrapporten skal indeholde oplysninger om det samlede vederlag, som hvert medlem af bestyrelsen og direktionen som led i dette hverv har optjent fra virksomheden og andre virksomheder inden for samme koncern i de seneste tre år, herunder oplysninger om fastholdelses- og fratrædelsesordningers væsentligste indhold. Derudover skal vederlagsrapporten indeholde en redegørelse for sammenhængen mellem ledelsens aflønning og virksomhedens strategi og relevante mål herfor.
Ved selskabets ordinære generalforsamling skal formanden for bestyrelsen i sin mundtlige beretning redegøre for aflønningen af selskabets bestyrelse og direktion. Redegørelsen skal indeholde oplysninger om aflønningen i det foregående regnskabsår og om den forventede aflønning i indeværende og det kommende regnskabsår.
Formanden for bestyrelsen skal desuden forklare og begrunde lønpolitikkens indhold og dens efterlevelse.
8. Aflønning af væsentlige risikotagere udpeget af bestyrelsen
Bestyrelsen har den 8. marts 2024 udpeget væsentlige risikotagere indenfor følgende områder, som dermed omfattet af nærværende lønpolitik: Ansvarlige nøglepersoner i de fire nøglefunktioner:
- Ansvarlige nøglepersoner i de fire nøglefunktioner:
- Risikostyringsfunktionen
- Compliancefunktionen
- Aktuarfunktionen
- Intern auditfunktionen - Intern revision
- Ansvarlig daglig ledelse for:
- Salg
- Police/Service
- Skade
- Reassurance
- Administration
- Regnskab
- IT
De omfattede risikotagere skal alle være ansat på almindelige ansættelsesvilkår uden variable løndele i form af engangsudbetalinger, bonus m.v. og med en årlig vurdering af aflønningen. Bestemmende for aflønningen er kompleksiteten af disses arbejdsopgaver.
I forbindelse med den årlige vurdering af aflønningen foretages en vurdering af udviklingen i markedspraksis.
Aflønningen skal bestå af fast løn og pension, der beregnes som en procentandel af den faste løn.
De omfattede risikotagere kan alene modtage bidragsbaserede pensionsordninger.
De omfattede risikotagere kan desuden tildeles et funktionstillæg. Der kan tildeles et funktionstillæg til en risikotager, der varetager opgaver, som ligger ud over, hvad den pågældende risikotagers stilling i øvrigt indebærer. Tildeling af funktionstillæg skal begrundes skriftligt med redegørelse om baggrunden for, at funktionstillægget ikke ydes som fast løn. Funktionstillægget kan maksimalt udgøre 20 % af risikotagerens faste løn eksklusiv pension.
Der kan tildeles en fastholdelsesbonus til en væsentlig risikotager, som vurderes værende af særlig afgørende betydning for selskabet i den aftalte fastholdelsesperiode.
En aftale om fastholdelsesbonus skal bl.a. præcisere,
- at bonussen ikke er resultatafhængig eller på nogen måde baseret på performance/arbejdsindsats,
- at bonussen ikke træder i stedet for løn og det skal udtrykkeligt fremgå, at den ikke tillægges pension, feriepenge eller andre lønrelaterede betalinger,
- hvorfor det skønnes nødvendigt/hvad formålet er med at fastholde den pågældende medarbejder i den aftalte periode, og hvorfor en fastholdelsesbonus er valgt, eksempelvis frem for et løntillæg uden udskudt betaling, og
- at hele bonussen kommer til udbetaling, hvis medarbejderen afskediges inden aftalens deadline uden selv at have givet anledning til opsigelsen.
Der skal skriftligt redegøres for sammenhængen mellem fastholdelsesbonussens størrelse og fastholdelsesperiodens længde. Fastholdelsesperioden skal som minimum udgøre 12 og maksimalt 60 måneder, og den aftalte fastholdelsesbonus kan maksimalt udgøre et beløb, der svarer til 50% af risikotagerens faste årsløn inklusiv pension.
Ingen løndele, løntillæg eller bonusser må være incitaments- eller performanceafhængige.
Herudover kan de omfattede risikotagere oppebære benefits i form af fri bil, fri PC og telefon samt hjemmekontor svarende til dennes stilling. Disse benefits tilhører selskabet og skal afleveres til selskabet ved medarbejderens fratrædelse.
De væsentlige risikotagere er ikke berettiget til nogen ekstraordinær fratrædelsesgodtgørelse ud over, hvad de i henhold til den kontraktbaserede ansættelse er berettiget til efter de gældende opsigelsesvarsler. Dog er væsentlig risikotager ansat i datterselskabet Himmerland Salg & Service berettiget til fratrædelsesgodtgørelse svarende til 3 måneders løn beregnet på tidspunktet for opsigelsen ved selskabets opsigelse af ansættelsesforholdet eller ved opsigelse fra den væsentlige risikotager som følge af selskabets misligholdelse.
9. Aflønning af medarbejdere
Selskabets medarbejdere skal alle være ansat på almindelige ansættelsesvilkår uden variable løndele i form af engangsudbetalinger, bonus m.v. og med en årlig vurdering af aflønningen. Bestemmende for aflønningen er stillingens beskaffenhed, medarbejderens kvalifikationer og kompleksiteten af arbejdsopgaverne.
Aflønningen skal bestå af fast løn og pension, der beregnes som en procentandel af den faste løn.
Medarbejderen kan alene modtage bidragsbaserede pensionsordninger.
Medarbejderen kan desuden tildeles et funktionstillæg. Et funktionstillæg kan tildeles en medarbejder, der varetager opgaver, som ligger ud over, hvad den pågældende medarbejders stilling i øvrigt indebærer. Tildeling af funktionstillæg skal begrundes skriftligt med redegørelse om baggrunden for, at funktionstillægget ikke ydes som fast løn. Funktionstillægget kan maksimalt udgøre 20 % af medarbejderens faste løn eksklusiv pension.
Ingen løndele eller løntillæg må være incitaments- eller performanceafhængige. Herudover kan en medarbejder oppebære benefits i form af, fri PC og telefon samt hjemmekontor svarende til dennes stilling. Disse benefits tilhører selskabet og skal afleveres til selskabet ved medarbejderens fratrædelse.
Medarbejderen er ikke berettiget til nogen ekstraordinær fratrædelsesgodtgørelse ud over, hvad medarbejderen i henhold til den kontraktbaserede ansættelse er berettiget til efter de gældende opsigelsesvarsler.
10. Gennemgang, generalforsamlingens godkendelse og kontrol
Bestyrelsen har ansvaret for løbende at vurdere og foretage eventuelle nødvendige tilpasninger af lønpolitikken i forhold til selskabets udvikling.
Mindst én gang årligt skal bestyrelsen gennemgå lønpolitikken inden selskabets ordinære generalforsamling
Enhver væsentlig ændring af lønpolitikken skal godkendes af generalforsamlingen. Generalforsamlingen skal dog mindst hvert fjerde år godkende lønpolitikken.
Bestyrelsen skal mindst én gang årligt sørge for, at der foretages kontrol af, om lønpolitikken overholdes. Til brug herfor skal bestyrelsen fastlægge retningslinjerne for kontrollen, og resultatet af den udførte kontrol skal efterfølgende rapporteres til bestyrelsen.
11. Offentliggørelse af lønpolitik og vederlagsrapport
Selskabets lønpolitik skal offentliggøres på hjemmesiden hurtigst muligt efter godkendelsen på generalforsamlingen. Lønpolitikken skal forblive offentlig tilgængelig på hjemmesiden, så længe den er gældende.
Bestyrelsens vederlagsrapport skal ligeledes offentliggøres på selskabets hjemmeside hurtigst muligt efter generalforsamlingens afholdelse. Vederlagsrapporten skal forblive offentligt tilgængelig på hjemmesiden i en periode på 10 år.
Det skal oplyses i årsrapporten, hvor vederlagsrapporten kan findes.
12. Ajourføring af lønpolitikken
Ved væsentlige ændringer af indholdet i nærværende lønpolitik, skal den reviderede lønpolitik fremlægges til godkendelse på selskabets førstkommende ordinære generalforsamling.
13. Lønpolitikkens ikrafttræden
Lønpolitikken skal godkendes af generalforsamlingen, og når lønpolitikken er godkendt, gælder den for løn optjent fra 1. januar i det pågældende år, hvor lønpolitikken er godkendt.
I de år, hvor lønpolitikken ikke skal godkendes af generalforsamlingen, gælder tilsvarende, når lønpolitikken er vedtaget af bestyrelsen, jf. punkt 10.